In de snel ontwikkelende wereld van vandaag is delegeren een noodzaak geworden voor ondernemers. Maar waarom is het zo cruciaal, en wat kunnen we leren van experts in het veld? We duiken in de belangrijkste bevindingen van twee prominente onderzoeken: Mintzberg (1973) en Yukl (2002).
In zijn studie uit 1973, betoogt Henry Mintzberg dat managers niet alleen moeten toezien op de dagelijkse operaties van een bedrijf, maar ook een visie moeten hebben voor de toekomst van de onderneming. Volgens Mintzberg kan een manager meer tijd besteden aan strategisch denken door operationele taken te delegeren. Dit betekent het overdragen van verantwoordelijkheid aan medewerkers voor specifieke taken of beslissingen.
Het werk van Gary Yukl uit 2002 borduurt voort op deze gedachte. Yukl benadrukt het belang van delegeren voor leiderschap. Door het delegeren van taken, kunnen leiders volgens Yukl de efficiëntie van het bedrijf verbeteren, en medewerkers meer betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel geven.
Wat betekent dit voor de hedendaagse ondernemers? Simpel gezegd, delegeren is niet alleen een manier om je eigen werkdruk te verminderen, maar ook een krachtige tool om de betrokkenheid en efficiëntie van je team te vergroten. Het stelt je in staat om een stap terug te doen van de dagelijkse operaties en je te richten op de strategische richting van je bedrijf. Dus de volgende keer dat je je overweldigd voelt door je takenlijst, onthoud dan de wijsheid van Mintzberg en Yukl - het is tijd om te delegeren.
Stappenplan
Volgens Mintzberg (1973) en Yukl (2002), zijn er een aantal specifieke stappen die ondernemers kunnen volgen om effectief taken te delegeren:
1. Identificeer de taken die kunnen worden gedelegeerd: Niet elke taak is geschikt om te delegeren. Mintzberg suggereert dat taken die geen directe betrekking hebben op strategische beslissingen het beste kunnen worden gedelegeerd. Dit kunnen operationele, routinematige of gespecialiseerde taken zijn die door medewerkers kunnen worden uitgevoerd.
2. Kies de juiste persoon voor de taak: Na het identificeren van de taken die kunnen worden gedelegeerd, is het belangrijk om de juiste persoon te kiezen voor de taak. Yukl benadrukt dat de persoon die de taak krijgt, de juiste vaardigheden en kennis moet hebben om deze uit te voeren.
3. Communiceer duidelijk: Wanneer je een taak delegeert, is het essentieel om duidelijk te communiceren wat je verwacht. Dit omvat het omschrijven van de taak, het uitleggen van het doel, en het vaststellen van deadlines. Beide auteurs benadrukken het belang van duidelijke communicatie bij het delegeren.
4. Bied ondersteuning en middelen: Voor effectief delegeren, is het noodzakelijk om de gedelegeerde de nodige ondersteuning en middelen te geven om de taak uit te voeren. Dit kan bestaan uit training, toegang tot nodige informatie, of het verschaffen van de nodige middelen.
5. Hou toezicht, maar vermijd micromanagement: Tot slot, terwijl het belangrijk is om toezicht te houden op de voortgang, raden Mintzberg en Yukl aan om micromanagement te vermijden. In plaats daarvan, moedig zelfstandigheid aan en sta fouten toe als leermogelijkheden.
Taken om te delegeren
Hieronder staat een lijst van operationele, routinematige en gespecialiseerde taken die gedelegeerd kunnen worden volgens Mintzberg en Yukl. Het is belangrijk op te merken dat de gedelegeerde taken afhankelijk zijn van de specifieke aard van de onderneming en de competenties van het team.
Operationele taken:
Orderverwerking: Deze taak omvat het opvolgen en verwerken van klantbestellingen. Deze kan worden gedelegeerd omdat het een procedureel proces is dat geen strategisch inzicht vereist.
Voorraadbeheer: Het bijhouden van voorraadniveaus en het plaatsen van bestellingen wanneer nodig. Het is een voortdurend proces dat kan worden gedelegeerd aan een competente medewerker.
Klantenservice: Het beantwoorden van vragen en het oplossen van problemen van klanten. Dit vereist geen strategische besluitvorming en kan dus worden gedelegeerd.
Facturering: Het verzenden van facturen naar klanten en het opvolgen van betalingen. Deze taak is procedureel en kan daarom worden gedelegeerd.
Boekhouding: Het bijhouden van de dagelijkse financiële transacties. Een getrainde medewerker of een boekhouder kan deze taak op zich nemen.
Routinematige taken:
Agendabeheer: Het plannen en organiseren van vergaderingen en afspraken. Deze taak vereist organisatorische vaardigheden, maar geen strategisch denken.
Personeelsadministratie: Het bijhouden van verlof, ziekte en andere HR-gerelateerde administratieve taken. Dit kan gemakkelijk worden gedelegeerd aan een HR-medewerker.
Onderhoud van de website: Het updaten van content op de bedrijfswebsite is een routinematige taak die aan een medewerker kan worden gedelegeerd.
Social media beheer: Het plaatsen van updates en interactie met volgers op sociale media. Dit kan worden gedaan door een social media manager of een online marketing medewerker.
Opstellen van nieuwsbrieven: Het samenstellen en verzenden van reguliere nieuwsbrieven naar klanten of belanghebbenden. Dit vereist geen strategische besluitvorming en kan worden gedelegeerd aan een medewerker met goede schrijfvaardigheden.
Gespecialiseerde taken:
Technisch onderhoud: Het oplossen van technische problemen of het uitvoeren van regulier onderhoud aan apparatuur. Dit is een gespecialiseerde taak die kan worden gedelegeerd aan een technicus.
Juridische zaken: Het adviseren over juridische kwesties of het opstellen van contracten. Dit kan worden uitbesteed aan een bedrijfsjurist of advocaat.
Belastingaangifte: Het voorbereiden en indienen van belastingaangiften is een gespecialiseerde taak die kan worden gedaan door een belastingadviseur of accountant.
Ontwerpwerk: Het maken van ontwerpen voor marketing doeleinden of producten. Dit kan worden gedelegeerd aan een grafisch ontwerper of ontwerpteam.
Onderzoek en ontwikkeling: Het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten. Hoewel dit een belangrijk aspect van strategische planning kan zijn, kunnen specifieke R&D-taken worden gedelegeerd aan specialisten in het team.