In de huidige competitieve zakelijke omgeving zijn uitdagingen en problemen onvermijdelijk, ongeacht de grootte van een bedrijf. Kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) worden echter vaak geconfronteerd met beperkte middelen en een gebrek aan expertise, waardoor het moeilijker kan zijn om deze uitdagingen effectief aan te pakken. Gelukkig is er een eenvoudige en effectieve tool die kan helpen bij het identificeren van de oorzaak van een probleem en het vinden van mogelijke oplossingen: de fishbone diagram.
Het fishbone diagram, ook wel bekend als de Ishikawa-diagram of Cause-and-Effect-diagram, is een grafische weergave van mogelijke oorzaken van een probleem. Het is ontwikkeld door de Japanse ingenieur Kaoru Ishikawa in de jaren '60 en wordt nog steeds veel gebruikt in kwaliteitsmanagement en probleemoplossing.
Het diagram is gebaseerd op het idee dat elk probleem een of meer oorzaken heeft, die kunnen worden gecategoriseerd in vijf groepen: mens, methode, machine, materiaal en omgeving. Deze groepen worden weergegeven als de ribben van een vis, vandaar de naam 'fishbone diagram'.
Het gebruik van het fishbone diagram kan zeer nuttig zijn voor MKB'ers, omdat het een gestructureerde en systematische aanpak biedt om problemen te analyseren en op te lossen. Het helpt bedrijven om de oorzaken van problemen te identificeren en te begrijpen, zodat er gerichte maatregelen kunnen worden genomen om deze op te lossen.
Het stappenplan
Stap 1: Identificeer het probleem
De eerste stap is om het probleem te definiëren en te beschrijven. Dit kan bijvoorbeeld een kwaliteitsprobleem zijn, een vertraging in de levering of een klacht van een klant. Het is belangrijk om het probleem zo specifiek mogelijk te beschrijven, zodat het duidelijk is waar het fishbone diagram zich op moet richten.
Stap 2: Maak het fishbone diagram
Teken een horizontale lijn en schrijf het probleem aan het uiteinde. Teken vervolgens verticale lijnen die van de horizontale lijn afwijken en schrijf de categorieën mens, methode, machine, materiaal en omgeving op de uiteinden van deze lijnen. Dit vormt de basis van het fishbone diagram.
Stap 3: Identificeer mogelijke oorzaken
Bedenk samen met het team mogelijke oorzaken voor het probleem en schrijf deze op de relevante categorieën op het fishbone diagram. Bijvoorbeeld: als het probleem een kwaliteitsprobleem is, kunnen mogelijke oorzaken zijn: gebrek aan training van medewerkers (mens), ontoereikende productieprocessen (methode), defecte machines (machine), gebrekkige grondstoffen (materiaal) of ongunstige werkomstandigheden (omgeving).
Stap 4: Analyseer en beoordeel de mogelijke oorzaken
Analyseer elke mogelijke oorzaak en bepaal welke de meest waarschijnlijke is om het probleem te veroorzaken. Bespreek deze bevindingen met het team en vraag om hun feedback en input.
Stap 5: Identificeer mogelijke oplossingen
Op basis van de geïdentificeerde oorzaken kunnen mogelijke oplossingen worden bedacht. Schrijf deze op naast de oorzaken op het fishbone diagram. Het is belangrijk om oplossingen te bedenken die gericht zijn op het wegnemen van de oorzaken en niet alleen op het behandelen van de symptomen van het probleem.
Stap 6: Implementeer en evalueer oplossingen
Kies een oplossing die het meest geschikt lijkt om het probleem op te lossen en implementeer deze. Monitor het effect van de oplossing en evalueer of het probleem daadwerkelijk is opgelost.
Een voorbeeld
Laten we een voorbeeld bekijken van hoe een klein MKB-bedrijf het fishbone-diagram kan gebruiken om een probleem op te lossen. Stel je voor dat een klein restaurant in de stad merkt dat klanten klagen over een lange wachttijd voordat hun maaltijden worden geserveerd.
Stap 1: Identificeer het probleem
Het probleem is dat klanten klagen over een lange wachttijd voordat hun maaltijden worden geserveerd.
Stap 2: Maak het fishbone diagram
Teken een horizontale lijn en schrijf het probleem aan het uiteinde. Teken vervolgens verticale lijnen die van de horizontale lijn afwijken en schrijf de categorieën mens, methode, machine, materiaal en omgeving op de uiteinden van deze lijnen.
Stap 3: Identificeer mogelijke oorzaken
Brainstorm met het team mogelijke oorzaken voor het probleem en schrijf deze op de relevante categorieën op het fishbone diagram. Bijvoorbeeld: als het probleem is dat klanten klagen over een lange wachttijd, kunnen mogelijke oorzaken zijn: gebrek aan training van het personeel (mens), inefficiënte bestelprocessen (methode), verouderde keukenapparatuur (machine), beperkte voorraad van ingrediënten (materiaal) en slechte indeling van de keuken (omgeving).
Stap 4: Analyseer en beoordeel de mogelijke oorzaken
Analyseer elke mogelijke oorzaak en bepaal welke de meest waarschijnlijke is om het probleem te veroorzaken. In dit geval kan het team concluderen dat inefficiënte bestelprocessen de meest waarschijnlijke oorzaak zijn van het probleem.
Stap 5: Identificeer mogelijke oplossingen
Op basis van de geïdentificeerde oorzaak, kunnen mogelijke oplossingen worden bedacht. Een mogelijke oplossing kan zijn om de bestelprocessen te vereenvoudigen en te stroomlijnen, of om meer personeel in te huren om de wachttijden te verminderen.
Stap 6: Implementeer en evalueer oplossingen
Het team kan ervoor kiezen om de bestelprocessen te stroomlijnen door bijvoorbeeld te investeren in een nieuw bestelsysteem en door personeel te trainen om het efficiënt te gebruiken. Na implementatie van de oplossing kan het team de wachttijden voor klanten monitoren en evalueren of de oplossing effectief is.
Door gebruik te maken van het fishbone diagram kan het MKB-restaurantteam het probleem van lange wachttijden voor klanten identificeren en gerichte oplossingen bedenken en implementeren om dit probleem op te lossen.