Een ondernemer stelde me de volgende vraag:
Wij staan op het punt meer personeel aan te nemen. Echter willen wij verantwoord groeien. Er zijn veel indicatoren om te bepalen hoe een bedrijf er voorstaat. Veel zijn gebaseerd op voorraden en verhoudingen eigen- vreemd vermogen. Aangezien wij dienstverlenend zijn hebben wij moeite deze te bepalen. Zijn er handvaten/maatstaven om te bepalen welke reserves aangehouden moeten worden bij het aannemen van personeel?
Mijn eerste gedachte bij deze vraag was: 'Dan kijk je toch naar de cash flow, en de cash flow verwachting? Als je een nieuwe medewerker aanneemt, die een proeftijd van 3 maanden heeft, dan zorg je toch dat je voor minimaal 3 maanden salaris van die medewerker cash flow hebt?' Maar ja, als je die medewerker op een nieuw project moet gaan inzetten dat minimaal een jaar loopt, dan klopt deze veronderstelling al niet meer.
Vervolgens ben ik verder gaan zoeken en kwam ik bij 3 interessante kengetallen uit, die hierbij behulpzaam kunnen zijn:
- Billable utilization rate
- Bruto winstmarge
- Project pipeline
Billable utilization rate
De Billable utilization rate meet hoeveel tijd consultants besteden aan factureerbare werkzaamheden versus niet-factureerbare activiteiten. In de IT-consultancysector is het van cruciaal belang om een hoge billable utilization rate te handhaven, omdat dit betekent dat je team efficiënt werkt en zich concentreert op inkomsten genererende taken.
Een goede vuistregel is om te streven naar een billable utilization rate van rond de 75%-80%. Als deze rate boven de 85% komt, betekent dit dat je consultants bijna volledig bezig zijn met factureerbare uren. Hoewel dit op het eerste gezicht goed kan lijken, kan het op de lange termijn problemen veroorzaken, zoals burn-out, minder tijd voor professionele ontwikkeling en minder capaciteit om nieuwe projecten op te pakken.
Interpretatie in relatie tot de bruto winstmarge
De bruto winstmarge is een financieel kengetal dat een bedrijf helpt te begrijpen hoe winstgevend het is voordat operationele kosten (zoals huur, salarissen, en marketinguitgaven) worden afgetrokken. Het is uitgedrukt als een percentage van de totale inkomsten of omzet van een bedrijf. De formule om de bruto winstmarge te berekenen is:
Bruto winstmarge = [(Totale omzet - Kosten van de verkochte goederen of diensten) / Totale omzet] x 100
In de context van een IT-consultancybedrijf zijn de kosten van verkochte diensten vaak de kosten die direct zijn verbonden aan de levering van die diensten, zoals salarissen van consultants, softwarelicenties die nodig zijn voor specifieke projecten, en eventuele onderaannemingskosten.
Relatie met de Billable utilization rate
De Billable utilization rate heeft een directe invloed op zowel de omzet als de kosten van verkochte diensten. Hoe hoger de Billable utilization rate, hoe hoger de omzet, omdat er meer factureerbare uren zijn. Tegelijkertijd, als de Billable utilization rate te hoog is, kan dit erop wijzen dat het personeel overbelast is en mogelijk leiden tot hogere kosten door overwerk of het verloop van personeel. Dit zou dan de bruto winstmarge kunnen verlagen.
Belang van de Bruto Winstmarge
De bruto winstmarge is een belangrijk kengetal bij het bepalen van het juiste moment om nieuw personeel aan te nemen, omdat het een indicatie geeft van de financiële gezondheid van het bedrijf. Een gezonde bruto winstmarge betekent dat er ruimte is om de operationele kosten te dekken en nog steeds winst te maken. Als de bruto winstmarge begint te dalen, kan dit een teken zijn dat het bedrijf zijn kosten moet heroverwegen, waaronder de mogelijkheid om nieuw personeel aan te nemen.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Stel, je IT-consultancybedrijf heeft een bruto winstmarge van 40% en een Billable utilization rate van 85%. Dit zou kunnen suggereren dat je bedrijf efficiënt is in het genereren van inkomsten, maar de hoge Billable utilization rate kan erop wijzen dat je team mogelijk overbelast is. Als je merkt dat de bruto winstmarge begint te dalen, kan dit een teken zijn dat de kosten (misschien door overwerk of personeelsverloop) beginnen op te lopen, en dat het tijd is om nieuw personeel aan te nemen om de belasting te verminderen.
Voorbeeld 2: Aan de andere kant, als je bedrijf een lage bruto winstmarge van 15% heeft, maar een Billable utilization rate van 75%, zou dit kunnen betekenen dat je bedrijf niet zo efficiënt is in het genereren van winst uit zijn diensten. Hoewel de Billable utilization rate suggereert dat er ruimte is om meer werk op te nemen, zou het aannemen van nieuw personeel op dit moment de kosten verhogen en de bruto winstmarge verder verlagen.
Elk van deze situaties toont aan hoe belangrijk het is om zowel de bruto winstmarge als de Billable utilization rate te overwegen bij het bepalen van het juiste moment om nieuw personeel aan te nemen. Het juiste evenwicht tussen deze twee indicatoren kan bijdragen aan de gezondheid en groei van het bedrijf.
Interpretatie in relatie tot de project pipeline
De project pipeline is de vooruitzicht van toekomstige projecten die je bedrijf heeft. Als je een sterke project pipeline hebt, maar een hoge billable utilization rate, kan dit een teken zijn dat je nieuw personeel moet aannemen om toekomstige projecten aan te kunnen. Als je team al op maximale capaciteit werkt, zullen ze waarschijnlijk niet in staat zijn om extra projecten op te nemen zonder overwerkt te raken.
Er zijn verschillende kengetallen die kunnen helpen bij het beoordelen van de sterkte van de project pipeline en of er meer inspanningen nodig zijn om de pipeline gevuld te houden.
1. Pipeline coverage ratio: Dit kengetal berekent hoeveel potentiële business er in je pipeline zit in vergelijking met je verkoopdoelstellingen. De formule is:
Pipeline Coverage Ratio = (Potentiële Verkoop in de Pipeline / Verkoopdoel) x 100
Als algemene vuistregel wordt een pipeline coverage ratio van minstens 300% als gezond beschouwd. Dit betekent dat je drie keer zoveel potentiële verkoop in je pipeline hebt dan je nodig hebt om je verkoopdoel te bereiken. Als je ratio onder de 300% komt, kan dat een teken zijn dat je meer in acquisitie moet investeren.
2. Conversion rate (of win rate): Dit meet het percentage van de leads in je pipeline die uiteindelijk klant worden. Als je conversiepercentage laag is, kan dit erop wijzen dat je kwalitatief betere leads nodig hebt en dat je meer moet investeren in acquisitie.
Een gezonde conversieratio varieert per industrie, maar gemiddeld zou je kunnen streven naar een conversieratio van rond de 25%. Als je conversieratio daalt onder dit percentage, kan dit een indicatie zijn dat je meer in acquisitie moet investeren om kwalitatief betere leads te genereren.
3. Gemiddelde dealgrootte: Dit is de gemiddelde waarde van de deals in je pipeline. Een dalende gemiddelde dealgrootte kan een indicatie zijn dat je meer moet investeren in acquisitie, vooral gericht op grotere, waardevollere klanten.
Voor een IT-consultancybedrijf varieert de gemiddelde dealgrootte afhankelijk van de aard van het project en de klant, maar als je merkt dat de gemiddelde dealgrootte aanzienlijk kleiner wordt, kan dit een signaal zijn om meer te investeren in acquisitie.
Het monitoren van deze kengetallen kan helpen bij het identificeren van trends en het nemen van proactieve beslissingen over het al dan niet investeren in meer acquisitie-inspanningen. Vergeet echter niet dat deze kengetallen alleen indicatoren zijn en dat ze moeten worden geïnterpreteerd in de bredere context van je bedrijfsstrategie en marktomstandigheden.