Hoshin-Kanri is een strategische planningsmethode die zijn oorsprong vindt in Japan. Het woord "Hoshin" betekent letterlijk "richting" en "Kanri" betekent "beheer". Het doel van Hoshin-Kanri is om ervoor te zorgen dat de strategische doelen van een organisatie op alle niveaus worden begrepen en uitgevoerd. Een van de meest krachtige hulpmiddelen binnen Hoshin-Kanri is de X-matrix. Deze matrix biedt een visuele weergave van de strategische plannen van een organisatie en helpt bij het verbinden van langetermijndoelen met kortetermijnactiviteiten.
De Business Roadmaps Methodiek
De Business Roadmaps methodiek is ontwikkeld om ondernemers te helpen hun strategieën compact, onderhoudbaar en visueel aantrekkelijk weer te geven. Deze methodiek breekt de strategieontwikkeling op in vijf stappen, elk weergegeven op een A4. De X-matrix kan worden gebruikt deze strategie vervolgens terug te brengen naar één A4, waardoor een overzichtelijke, beknopte en actiegerichte weergave ontstaat. Hiervoor wordt een (licht) aangepaste versie van de X-matrix gehanteerd. Bij de indeling van deze aangepaste X-matrix wordt rekening gehouden met verschillende perspectieven en tijdslijnen zoals die ook binnen Business Roadmaps worden gehanteerd.
Hoshin Kanri X-matrix oorspronkelijk
De oorspronkelijke X-matrix is een visueel indrukwekkend – zij het ogenschijnlijk complex – hulpmiddel dat wordt gebruikt in Hoshin planning. Ondanks de complexe uitstraling, is de X-matrix intuïtief te lezen en te begrijpen door de veldstructuur die lijkt op een kompas (Noord-Zuid-Oost-West).
Houd in gedachten dat "Shin" glanzend of kompas betekent, wat Hoshin Kanri definieert als kompasmanagement. Dit helpt je te navigeren door de matrix en je strategische doelen effectief te beheren.
Stap-voor-stap door de X-Matrix
Start in het Zuiden (onderaan de matrix): Wat
Begin bij de onderkant van de matrix. Hier worden de lange-termijndoelen van de organisatie geformuleerd. Deze doelen geven richting aan de strategische planning en dienen als het fundament voor verdere acties.
Ga naar het Westen (links van de matrix): Hoe ver
Beweeg naar links om de jaarlijkse doelstellingen te definiëren. Deze doelstellingen zijn kortetermijndoelen die bijdragen aan het bereiken van de langetermijndoelen.
Kijk naar het Noorden (bovenaan de matrix): Hoe
Bovenaan de matrix staan de topprioriteiten voor het komende jaar. Dit zijn de activiteiten en initiatieven die de jaarlijkse mijlpalen ondersteunen.
Beëindig in het Oosten (rechts van de matrix): Hoeveel
Rechts van de matrix worden de specifieke targets en indicatoren geplaatst die de voortgang richting de ambitie, missie en visie) meten. Deze indicatoren zijn essentieel om de prestaties te volgen en bij te sturen waar nodig.
Indeling van de Aangepaste X-Matrix
De aangepaste X-matrix volgens de Business Roadmaps methodiek is als volgt ingedeeld:
Midden: BHAGs (Big Hairy Audacious Goals)
- BHAG voor ondernemer
- BHAG vanuit het perspectief voor personeel
- BHAG van het perspectief voor partners
Onder: Meerjarige mijlpalen
- Lange termijn doelen en mijlpalen die de organisatie wil bereiken.
Links: Mijlpalen komend jaar
- Specifieke doelen en mijlpalen voor het komende jaar.
Boven: Ondersteunde activiteiten komende jaar
- Activiteiten en initiatieven die het komende jaar worden uitgevoerd om de jaarlijkse mijlpalen te ondersteunen.
Rechts: BHAG meetbaar / indicatoren
- Meten van voortgang richting de BHAG met duidelijke indicatoren.
De Kruisende Vlakken in de Hoeken
Om de X-matrix verder te optimaliseren, kunnen de kruisende vlakken in de hoeken worden ingezet als volgt:
Linksboven: Strategische Initiatieven
- Initiatieven die de jaarlijkse mijlpalen en ondersteunde activiteiten verbinden.
Rechtsboven: KPI's voor Initiatieven
- Specifieke prestatie-indicatoren voor de activiteiten die het komende jaar worden uitgevoerd.
Linksonder: Taktische Acties
- Gedetailleerde acties die nodig zijn om de jaarlijkse mijlpalen te bereiken.
Rechtsonder: Resultatenmonitoring
- Monitoring en evaluatie van de meerjarige mijlpalen.
Voorbeeld van een Volledig Uitgewerkte X-Matrix
Hieronder een voorbeeld van hoe een volledig uitgewerkte X-matrix eruit zou kunnen zien voor een fictieve organisatie:
Midden: BHAGs
- Ondernemer: Wereldleider worden in duurzame energieoplossingen binnen 10 jaar.
- Personeel: De beste werkgever zijn in de sector, met een medewerkerstevredenheid van 95%.
- Partners: Strategische partnerships uitbouwen met 50 toonaangevende bedrijven wereldwijd.
Onder: Meerjarige Mijlpalen
- 2025: Lancering van 10 nieuwe duurzame energieproducten.
- 2026: Uitbreiding naar 15 nieuwe internationale markten.
- 2027: Realiseren van een omzetgroei van 200%.
Links: Mijlpalen Komend Jaar
- 2024: Ontwikkeling van 3 nieuwe productlijnen.
- 2024: Betreden van 5 nieuwe markten.
- 2024: Verhogen van de klanttevredenheidsscore tot 90%.
Boven: Ondersteunde Activiteiten Komend Jaar
- Q1: Onderzoek en ontwikkeling van nieuwe technologieën.
- Q2: Marketingcampagnes lanceren in nieuwe markten.
- Q3: Training en ontwikkeling van personeel.
- Q4: Klanttevredenheidsonderzoeken uitvoeren.
Rechts: BHAG Meetbaar / Indicatoren
- Productontwikkeling: Aantal nieuwe producten gelanceerd.
- Marktexpansie: Aantal nieuwe markten betreden.
- Klanttevredenheid: Verhoging van de tevredenheidsscore.
Kruisende Vlakken in de Hoeken
- Linksboven: Strategische Initiatieven
- Samenwerken met R&D-partners voor productontwikkeling.
- Rechtsboven: KPI's voor Initiatieven
- Aantal samenwerkingen met R&D-partners, marketingbereik in nieuwe markten.
- Linksonder: Taktische Acties
- Wekelijkse sprints voor productontwikkeling, maandelijkse trainingssessies.
- Rechtsonder: Resultatenmonitoring
- Kwartaalevaluaties van mijlpalen en aanpassingen in de strategie waar nodig.
In de vorm van een visuele X-matrix komt dit voorbeeld op het volgende neer.
Conclusie
De X-matrix is een krachtig instrument binnen de Hoshin-Kanri methodiek en door deze aan te passen aan de Business Roadmaps methodiek, kan een strategie nog compacter en visueel aantrekkelijker worden weergegeven. Door duidelijk te definiëren wat de BHAGs, meerjarige mijlpalen, jaarlijkse mijlpalen, ondersteunde activiteiten en meetbare indicatoren zijn, ontstaat er een samenhangend en effectief strategisch plan dat op één A4 kan worden weergegeven. De kruisende vlakken in de hoeken bieden daarbij extra verdieping en verbinden de verschillende elementen van de matrix, waardoor een integraal strategisch overzicht ontstaat.