Wat een drama!
Als ik zie hoe er in heel veel ondernemingen vergaderd wordt, is het schrikbarend. De ondernemer is voorzitter, heeft continu het woord en bespreekt alles.
En als het team een beetje betrokken is, zijn er ellenlange discussies die niet to the point worden gevoerd.
Daar komt dan nog eens vaak bij dat afspraken niet duidelijk zijn, waardoor er continu oude koeien uit de sloot gehaald moeten worden.
En wat doen we eraan? Helemaal niks. We gaan door zoals we het altijd gedaan hebben.
Op de werkvloer heeft iedereen er zijn mening over, maar constructief doorpakken gebeurt nauwelijks. En op zich ook logisch, want hoe ga je daarmee om?
Want, tijdens de week zijn we druk aan het werk. We overleggen heel operationeel op het moment dat het nodig is en wachten voor de rest totdat de eerstvolgende vergadering komt.
Omdat we denken dat we daarin alles kunnen bespreken, en dat is precies waar het misgaat.
Het gaat namelijk niet om de vergadering.
Vergaderingen zouden moeten dienen om belangrijke knopen door te hakken, om zaken af te vinken en vervolgens weer snel aan het werk te gaan.
Zo efficiënt vergaderen kan alleen als de informatievoorziening over en weer tussen de vergaderingen door continu blijft lopen, zodat de vergadering alleen maar dient om bepaalde cruciale zaken uit te diepen en knopen door te hakken.
Als ik het zo opschrijf, lijkt het bijna te eenvoudig om niet meteen op deze manier ermee aan de slag te gaan.
Maar waar gaat het dan toch telkens weer mis, waardoor die vergaderingen continu inefficiënt zijn en blijven? Daar komt mijn paradepaardje weer om de hoek kijken.
Er zijn namelijk geen goede systemen beschikbaar die het in een mkb-bedrijf voor alles en iedereen mogelijk maken om heel gemakkelijk continu die informatiestroom op gang te houden. Dus, na de zoveelste constatering dat er hopeloos inefficiënt vergaderd werd, heb ik mijn systeem OpenUps doorontwikkeld om hiermee om te gaan.
Na wat nadenken constateerde ik namelijk dat de Commit-borden die ik in OpenUps heb, heel goed doorontwikkeld kunnen worden tot een zeer efficiënt vergadersysteem, wat dit voor eens en altijd uit de wereld gaat helpen bij de bedrijven die er gebruik van gaan maken.
Want, wat heb ik mogelijk gemaakt?
Dat teamleden op hun mobiel in de app van OpenUps dagelijks hun projecten even door kunnen lopen en er updates op kunnen zetten. Updates die ze gewoon kunnen inspreken en die in tekst worden omgezet.
Waarbij ze heel gemakkelijk taken kunnen toevoegen en kunnen toedelen aan bepaalde personen die actief zijn binnen de organisatie, zodat het heel duidelijk is wat van wie wordt verwacht en wat de stand van zaken is.
Waarbij de personen die verantwoordelijk zijn voor de projecten ook kunnen aangeven of een project tijdens de volgende vergadering besproken moet worden.
By the way: als je nu denkt: ik werk helemaal niet met projecten, dan zou je daar misschien meer naartoe moeten. Je kunt wat mij betreft alle werkzaamheden in projectvorm vatten. Dan zorg je ervoor dat er veel meer duidelijkheid komt voor de medewerkers die erbij betrokken zijn.
Voor aanvang van de vergadering kan de voorzitter, en dat is meestal de ondernemer zelf, even een check-in doen in OpenUps om te kijken welke agendapunten op de vergadering staan.
En als hij vindt dat een agendapunt niet besproken zou moeten worden, of dat er een agendapunt niet aan de vergadering toegevoegd is waar dat wel het geval voor zou moeten zijn, dan kan hij dat met een paar klikken corrigeren. Tijdens de vergadering kunnen dan besluiten per punt worden bijgehouden.
Na afloop van de vergadering levert OpenUps automatisch een verslag op.
Daarbij is het mogelijk gemaakt om op welk moment van de week dan ook inzicht en overzicht te krijgen in wat speelt.
De ondernemer kan namelijk een overzicht opvragen van alle updates die in een bepaalde periode in het systeem zijn gedaan.
En die kan hij ook naar categorieën uitsplitsen.
Zodat hij dagelijks, om de dag of meerdere keren per dag, zo vaak als hij wil, inzage krijgt in wat er speelt in zijn bedrijf.
En dit laatste is cruciaal. Want het leidt er niet alleen toe dat vergaderingen efficiënter gaan verlopen, het leidt er ook toe dat de ondernemer steeds meer vertrouwen krijgt in zijn mensen en steeds beter durft los te laten, omdat hij te allen tijde kan zien wat er speelt in zijn bedrijf.
En zo worden bedrijven ontwikkeld die niet afhankelijk zijn van de ondernemer, die zelfs minder afhankelijk zijn van de mensen die er werken, omdat de kennis die cruciaal is voor het bedrijf in systemen geborgd wordt.
En dat is waar ik enorm trots op ben: dat ik dit in OpenUps heb kunnen realiseren en dat ik daar al heel wat ondernemers enorm veel stappen verder mee heb kunnen helpen.
Medewerkers heb ik een veel prettigere werkomgeving kunnen bieden, en voor de ondernemer heb ik zijn bedrijf zoveel meer waardevol kunnen maken dat het voor de rest van zijn leven wel goed zit.
Hoe is dit voor jou? Herken je je hierin?
Gaan vergaderingen bij jou ook op een hooploos inefficiënte manier?
En ben je er wel aan toe om dit ten goede te keren?
Laat het me dan hieronder weten. Dan pak ik het samen met je op.